NHS看到与Zendesk开发票流程节省时间和成本亚博

NHS大格拉斯哥和克莱德(NHSGGC)是苏格兰22个NHS委员会中最大的。该局为120万人口提供服务，雇用3.8万名工作人员。

它为大格拉斯哥和克莱德地区的整个NHS系统提供战略领导和绩效管理，并确保有效和高效地提供服务。

大量的数据，无数的细节:需要时间来确定采购流程

该委员会每年管理超过25亿英镑的资源，因此，每年处理来自10,000家供应商的超过500亚博电脑端,000张发票。与许多大型组织一样，采购部门下达订单，随后发票进入财务部的应付账款。然后，团队必须在付款之前将发票细节与原始订单需求匹配。

NHSGGC的财务会计师格雷姆•卡迈克尔(Graeme Carmichael)表示:“由于我们处理的发票数量庞大，在我们由40名兼职员工组成的团队中，每天大约有150个查询。”卡迈克尔解释说，大多数发票处理起来都没有问题，但当然也有一些存在问题。“由于许多原因，发票可能与订单不匹配;可能是价格问题，也可能是货物实际上没有收到，或者可能是不正确的。在这种情况下，应付账款必须回到采购部门查看订单，并试图纠正异常情况，从而导致额外工作、浪费时间和付款延迟。”

从电子表格中拯救团队:Zendesk支持来拯救!亚博

随着时间的推移，Carmichael一直在努力尽可能地简化流程，“在找到Zendesk Support之前，我们尝试了很多方法来让系统变得更好，”他解释道。亚博“从共享电子表格(这是一场噩梦)到在财务系统内用注释注释发票。即使这样，仍然需要联系采购部门，提醒他们有问题。此外，也没有系统知道我们需要与采购部门的六个小组中的哪一个合作，或者查询的状态。”然后他们尝试了另一种帮助台产品，“但它真的不合适。它不够复杂，无法与我们的金融系统交互，最终用户也无法查看查询的状态。”

卡迈克尔决定探索一下面向外站的软件是否有帮助，他解释说:“我偶然发现了Zendesk Support，并决定开始一个试点。”亚博“我真的被它可以与我们的金融系统交互的事实所吸引。它提供了一种方法，可以阻止团队在每次遇到问题时重新输入所有发票信息。”

支持现在允许将支持请求发送到采购部门，从而帮助管理发票支付过程。财务人员可以从减少重新输入查询细节中受益，并使用Support来跟踪查询的进度。采购部门可以管理和监测查询，并能够通过支助部门更好地对财务人员作出回应。

“免费试用意味着你很容易就会被Zendesk Support搞得手忙脚乱，”卡迈克尔热情地说，他很看重在免费试用期间了解软件的前期好处。亚博“实际上，将产品作为决策过程的一部分是非常受欢迎的，但非常罕见。在你真正购买之前，你就知道支持是否会为你工作!”

事实上，支持是基于云的，这意味着“你可以马上开始，”他说。“如果它需要一个大的安装，它将需要一些时间来交付，但你可以在几分钟内启动并运行。这是基于云的软件的绝妙之处。”

持续投资回报

“业务规则功能确保查询票据始终被定向到正确的采购组—我们可以立即解决问题，而不是试图确定将它发送给谁!我们还经常使用业务规则来确定优先级，例如确保高价值和具有早期付款折扣的发票优先排序，”他说。

“它解放了团队应付账款的时间，他们可以专注于他们角色的其他元素，内务和开发工作等。每天，双方都更容易管理流程，当然，我们也更快地向供应商付款，这本身就是一个目标!”采购和应付帐款都很受欢迎。对于任何人来说，无需重新输入密钥，并且采购接收标准化的请求，他们可以轻松地管理，“软件干净整洁，使用简单，人们实际上喜欢使用它!”卡迈克尔解释道。

亚博Carmichael解释说，Zendesk的公司和产品路线图以及团队也非常重要。“你必须接受一个公司将如何开发他们的软件，否则你可能会受到变化的摆布，这些变化会分散你的特定用途。我们不想突然变成一个社交媒体平台!亚博Zendesk正在以我们想要和需要的方式发展。而且他们有一个优秀的团队。每当我们提出疑问时，他们都很善于回应。我们对此印象深刻。”