知识管理工具-综合指南

什么是知识管理工具?

知识管理工具是用于有效收集和分发企业内部和外部知识的任何工具。虽然可以单独使用，但大多数知识管理工具都作为特性包含在知识管理软件中。

知识管理软件整合和调整所有员工都可以访问的信息。理想情况下，你希望公司里的每个人都能从相同的信息中工作。这些知识并不局限于培训材料和产品故障。它还可以包括:

• 公司历史
• 产品及行业研究
• 案例研究
• 事实表
• KPI报告
• 手册
• 指南
• 销售脚本
• 营销的图形
• 和更多的

当您使用知识管理软件系统地组织公司信息时，您建立了跨部门访问的便利性和一致性。

知识管理软件的目的是什么?

知识管理软件有利于过程的实现知识管理-收集和发展相关的制度知识，并策略性地使用它来扩大公司的影响力。

不管你是否意识到，你公司做出的每一个决定都是基于之前记录的公司知识。每当你的公司调整销售渠道，开发新的客户参与策略，或创造新的营销内容时，制度知识都是这些变化的基础。

知识管理软件简化了查找和组织这些知识的过程，以便您的团队能够访问尽可能多的准确信息。

谁在使用知识管理工具?

知识管理工具主要由公司的员工使用，但有些工具(如外部知识库)也可以由客户使用。亚博官方app

特定部门可能会更频繁地使用某些知识管理工具。例如，你的客户服务部门会花更多的时间在客户关系系统而不是你的产品制造部门。也就是说，所有部门都可以从访问公司的所有知识管理工具中受益。

有哪些不同类型的知识管理工具?

在任何情况下，如果你想把事情做好，你都需要有合适的工具。以下是您公司的软件库中需要的一些顶级知识管理工具。

亚博官方app

一个亚博官方app是关于您的产品及其使用方式的内容的可搜索目录。此知识管理工具可能包括有关如何对软件进行故障排除的技术内容、常见问题的答案，以及为您的客户提供使用您的软件或产品的更好体验的其他信息。

作为产品、流程和培训信息的集中中心，知识库对您的员工和客户都具有独特的重要性。亚博官方app它们为公司内外的人提供了解决问题和收集信息的便捷途径。

客户关系系统

客户关系(CR)系统帮助市场、销售和客户服务团队在客户关系的过程中跟踪潜在客户和客户信息。

通过使用CRM，你可以跟踪与潜在客户的第一次接触，了解他们是如何找到你的，以及他们在你的网站上消费了哪些信息。然后，您可以跟踪销售团队在整个购买周期及之后与他们的互动。

将所有这些客户数据存储在知识管理工具中，可以使整个团队了解客户关系的上下文。这意味着你可以对可能出现的任何问题做出更明智的回应。您还可以使用客户关系系统来识别和跟踪一致的问题，并制定计划来解决公司内部的这些问题。

学习管理系统(LMS)

许多企业使用LMS软件作为管理员工培训和教育过程的一种方式。公司可以使用LMS技术共享在线培训模块和与工作相关的教育资源，这将帮助他们的团队优化流程并提高绩效。亚博电脑端

LMS课程还经常涉及法规遵从性问题，确保员工了解可能影响他们工作方式的新法规。LMS系统不能取代口头沟通或会议，但它们确实能确保你的员工在公司政策方面始终保持一致。

自动化系统

自动化系统是时间管理和生产力的未来。根据麦肯锡的一项研究，66%的公司已经在一个或多个业务功能中试行了自动化。尤其是在销售和客户服务、自动电子邮件和聊天机器人大大减少繁忙的工作，让销售代表有更多的时间与客户在一起。

知识管理自动化的工作原理类似。小的自动化(比如当任务标记完成时通知团队)节省了时间，沟通了信息，并最终简化了工作日。

库存管理系统

库存管理系统对公司的每个团队都至关重要。跟踪库存会影响你的销售、客户服务、营销和产品管理。如果价格因为供应链问题或某些产品缺货而发生变化，你公司的每个人都需要知道，这样你的客户就能得到清晰、一致的信息。

用库存管理系统跟踪你的库存是简单的，让每个人都在同一页。

项目管理系统

项目管理是许多公司经常遇到的问题。大型项目需要来自大量不同的利益相关者的输入，这些利益相关者有不同的时间表和时间表。它们还要求跨部门访问任意数量的文件和报告，如果这些文件和报告难以共享或打开，可能会导致延迟。

项目管理系统的工作是统一项目的所有方面，以便每个人在同一空间进行沟通。这些系统还包括自动警报功能，所以当文件上传时，任何等待文件的人都会立即收到通知。

内容和文件管理系统

内容和/或文件管理系统将多用途文件汇编成一个数据库，以简化访问。这些系统允许向大型群组共享文档，而无需单独授予权限。他们还保留了以前文件的简洁记录，这对于销售和营销等部门来说是一项至关重要的能力，因为销售和营销部门可能需要参考过时的政策或材料。

内容和文档管理系统还允许用户按主题对内容进行排序。如果需要为特定项目制定新的营销计划，营销人员可以查找先前引用该产品的所有内容并进行必要的调整。

知识管理软件的好处是什么?

知识管理软件对任何公司的成功都是必不可少的。这一重要资产将在整个公司得到改善客户体验。利用知识管理平台的一些主要好处包括:

• 由于增加了对数据和报告的访问，更快地做出决策;有了更多的数据访问和更快的报告生成，销售主管获得了他们需要的工具，可以对公司的未来做出快速、明智的决策。
• 由于文件和数据的一致性，更好的团队一致性:当您的所有数据都在一个中央系统中时，您的员工可以使用相同的信息工作，因此在与客户交谈时不会出现线路交叉。
• 强大的加密工具提高了知识安全性;强大的安全软件意味着你的数据在一个系统中保持安全——不会暴露在谷歌硬盘的黑客面前。
• 由于集中式、基于云的系统，更强大、更准确的知识历史和保留:有了无尽的公司数据备份，就不需要费力去寻找十年前的销售指标了——它们就在你的云系统里。此外，云允许从办公室和现场不断更新数据，因此您的数据始终是最新的。
• 随着知识清晰激发创新，业务持续增长;您的团队通过数据自动化节省了宝贵的工作时间，现在他们有时间发挥创造力并开发突破性的新策略。
• 由于易于获取知识和共享工具，提高了生产力;员工可以很容易地访问公司的所有知识，这样他们就可以减少花在追踪所需数据上的时间。
• 更好的产品和/或服务开发:准确的客户反馈意味着你的公司可以快速改进产品和服务，给客户他们真正想要的东西。
• 更有效的培训和产品简报预算:完整的预算分解和结合客户反馈的报告可以让你计划你需要的培训，而不会把资源浪费在你不需要的培训上。亚博电脑端

所有这些好处都直接影响到公司的生产力、沟通、一致性、客户体验和底线。投资知识管理软件不仅方便——它还可以重构公司的流程。

知识管理软件不仅仅是用来创建数据库的，它还可以为您的公司创建一个运转良好的通信系统。当这个软件被正确使用时，它会在你的员工、部门和客户之间培养一种更强健的沟通文化。

知识管理工具的特点是什么?

并非所有知识管理软件都具有完全相同的功能，但所有知识管理应用程序和平台都应该具备以下六个功能:

1. 广泛的搜索功能
   知识型员工的平均花费每天20%的时间搜索信息。在一周工作五天的情况下，这相当于每周有一整天的时间浪费在搜索和收集信息上。这是相当低效的。

   知识管理工具加速并简化了搜索过程，因此您的员工可以轻松找到他们需要的信息。最好的工具包括深度索引解决方案，用可搜索的关键字标记你的内容。

2. FAQ数据库
   一旦你的公司成立了足够长的时间，指望你的员工记住每一个政策或产品的事实是不合理的。然而,四分之三的顾客期望在五分钟内对他们的问题做出有见地的回答。这意味着当主题专家(SME)不在时，您的客户服务团队需要立即获得详细的答案。

   通过将常见的常见问题汇编到一个数据库中，座席可以快速访问准确的信息，而无需让客户等待。

3. 分析报告
   如果没有报告功能，将原始数据转化为决定公司战略和决策的信息将是一个巨大的挑战。报告也有助于激励未来的培训。如果多个工作人员不断地搜索相同的关键字，这可能表明团队需要更多的开发。

4. 完全设备访问
   随着远程和混合工作变得越来越普遍，所有的知识管理工具都应该可以在所有设备上平等地访问。这包括电话、笔记本电脑、台式机、平板电脑和任何其他工作指定的电子设备。除了统一在不同地点工作的员工外，全设备访问还简化了现场工作并减少了信息传输。

5. 轻松集成
   整合各种应用程序和软件不仅方便，还节省了大量的时间。普通员工四处走动在被打断后花20-30分钟重新集中注意力。通过消除在多个选项卡和程序之间切换的干扰，集成可以让您的员工保持以任务为导向。它还提高了准确性，因为文档和知识不再需要在不同的软件平台之间手动传输。

6. 定制和可伸缩性
   最好的知识管理软件可以根据公司的规模进行扩展，并根据公司的需求进行定制。你不需要一大堆你不会用到的功能。另外，你的员工也会对那些适合他们当前系统的软件更有信心。

2022年五大最佳知识管理软件和工具

合适的知识管理工具具有您所需要的功能，并且价格适中。

亚博

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被超过100000家企业， 亚博Zendesk知亚博官方app识库软件使座席能够快速准确地协助客户。但Zen亚博desk也简化了客户独立寻求问题解决方案的过程。这使得支持团队有更多的资源来处理复杂的问题，所以每个人都能更快地处理他们亚博电脑端的问题，无论多么复杂。

亚博Zendesk的支持套件包括一个知识平台，其中包含各种知识管理工具的必备功能，以及实时聊天、短信、CRM集成和其他以客户为中心的功能。凭借全渠道沟通支持和先进的业务工具和自动化，Zendesk允许团队为每个客户提供相关的体验。亚博

特点:

• 可定制的品牌
• 分类和分割
• 搜索引擎优化
• 内容管理
• 全文检索
• 自助服务门户
• 客户反馈
• 分析和报告
• 人工智能和机器学习支持的机器人和搜索
• 社区论坛

免费试用:14天免费试用

价格:

• 套件团队:每个用户每月49美元
• 套件增长:每用户每月79美元
• Suite Professional:每位用户每月99美元
• Suite Enterprise:每个用户每月150美元
• 为企业提供额外的定制计划，起价为每位用户每月215美元

HubSpot的

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HubSpot的知识亚博官方app库软件是一个全面的知识管理工具，包括在HubSpot服务中心。HubSpot知识库专注于开放式沟通，使您的代理商和客户可以轻松访问他们所需的信息，而不亚博官方app会感到沮丧或抱怨。强大的报告和指标跟踪也为您的团队提供了他们需要的洞察力，以改进他们的流程并创建理想的客户体验。

虽然是HubSpot软件家族的一部分，但应该指出的是，HubSpot知识库仅作为专业和企业服务中心级别的一部分，起价为每月450美元。亚博官方app这使得它对小型企业来说是一个昂贵的选择，即使是那些已经在使用HubSpot CRM的企业。

特点:

• 搜索引擎优化
• 快速安装
• 直观的用户界面
• 报告和分析
• Omnichannel沟通
• 自助服务客户门户
• 移动接入

免费试用:提供演示

定价:

• 专业服务中心:450美元/月/5个用户(额外用户每用户每月+ 90美元)
• 企业服务中心:1200美元/月/10个用户(额外用户每个用户每月+ 120美元)

大师

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Guru是一个独立的知识库平台，可与您现有的亚博官方appCRM或Service Suite集成。它从多个集成渠道捕获数据，并将其编译成单个知识来源。然后，它组织这些知识并删除重复的内容，同时建议进一步的组织标签。有了免费的入门版，Guru是小公司的理想选择，他们希望在未来扩展自己的知识库。亚博官方app

特点:

• 移动接入
• 简单的集成
• 计划的内容
• 直观的设置
• 自动回复
• 分析和报告
• 票链接

免费试用:免费入门版(最多3名用户)

定价:

• 入门:最多3个用户免费，额外用户每月5美元
• 构建器:每个用户每月10美元
• 专家:每个用户每月20美元

文档360

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Document 360的软件致力于快速生成和组织具有高度可定制和可扩展选项的知识库。亚博官方app和Guru一样，它也是独立的软件，需要与现有的技术栈集成。Document 360主要通过强大的内置编辑器以及文档和页面模板专注于品牌和内容。

用户应该注意，Document 360不是按每月代理的数量收费(像大多数软件那样)，而是按项目的数量收费。定价层确实限制了贡献角色或团队帐户的数量，但付费计划可以提供附加组件。

特点:

• 公共知识库亚博官方app
• 存储驱动器(容量因计划而异)
• 自定义品牌
• 文章模板
• 标签管理
• 搜索引擎优化发电机
• 报告和分析
• API访问

免费试用:免费入门版(最多5个贡献角色)

定价:

• 免费:每个项目每月$0(最多5个贡献角色)
• 启动:$99每个项目/月
• 商业:每个项目每月249美元
• 企业:每个项目每月499美元
• 可用的定制计划

Bloomfire

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Bloomfire是一个简单但功能强大的基于云的知识管理工具，它利用无限的存储空间来管理一个完整的知识库，并具有无限的扩展可能性。亚博官方app它的人工智能技术可以标记和组织知识，使员工和客户都能轻松获取知识。由于基于云计算，它在任何位置都可以轻松使用，因此它是公司的理想工具。

特点:

• AI内容标注
• 高存储量
• 报告和分析
• 问答自动化
• 文本编辑器
• 复杂搜索引擎
• 简单的集成

免费试用:提供演示

价格:联系Bloomfire旅游和报价。

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