知识管理工具-综合指南

什么是知识管理工具?

知识管理工具是用于为您的业务有效地收集和分发内部和外部知识的任何工具。虽然可以单独使用，但大多数知识管理工具都包含在知识管理软件中。

知识管理软件可以整合和调整所有员工可以访问的信息。理想情况下，您希望公司中的每个人都使用相同的信息。这种知识并不局限于培训材料和产品故障。它还可以包括:

• 公司历史
• 产品及行业研究
• 案例研究
• 事实表
• KPI报告
• 手册
• 指南
• 销售脚本
• 营销的图形
• 和更多的

当您使用知识管理软件系统地组织公司信息时，您建立了跨部门访问的便利性和一致性。

知识管理软件的目的是什么?

知识管理软件简化了过程知识管理-收集和发展相关的机构知识，并战略性地使用它来扩大公司的范围。

不管你是否意识到，你公司的每一个决定都是基于之前记录的公司知识。每当你的公司调整其销售渠道，开发新的客户参与策略，或创建新的营销内容时，机构知识都是这种变化的基础。

知识管理软件简化了查找和组织这些知识的过程，以便您的团队能够访问尽可能多的准确信息。

谁使用知识管理工具?

知识管理工具主要由公司的员工使用，但一些(如外部知识库)也可以由客户使用。亚博官方app

某些知识管理工具可能更频繁地被特定部门使用。例如，你的客户服务部门会花更多的时间在一个客户关系系统你的产品制造部门。也就是说，所有部门都可以从访问公司的所有知识管理工具中受益。

知识管理工具有哪些不同类型?

在任何情况下，如果你想把它做好，你需要有合适的工具来完成这项工作。以下是您公司软件库中需要的一些顶级知识管理工具。

亚博官方app

一个亚博官方app是关于您的产品及其使用方式的内容的可搜索目录。这个知识管理工具可能包括有关如何排除软件故障的技术内容、常见问题的答案，以及为您的客户提供更好的软件或产品使用体验的其他信息。

作为产品、流程和培训信息的集中式中心，知识库对员工和客户都非常重要。亚博官方app他们为公司内外的人提供了方便的材料来解决问题和收集信息。

客户关系系统

客户关系(CR)系统帮助营销、销售和客户服务团队在客户关系过程中跟踪潜在客户和客户信息。

通过使用CRM你可以跟踪潜在客户的第一次接触，了解他们是如何找到你的，以及他们在你的网站上消费了什么信息。然后，您可以跟踪销售团队在购买周期和以后的过程中与他们的互动。

将所有这些客户数据存储在知识管理工具中，使您的整个团队能够理解客户关系的上下文。这意味着你可以对任何可能出现的问题做出更明智的回应。您还可以使用客户关系系统来识别和跟踪一致的问题，并创建一个计划来解决公司内部的这些问题。

学习管理系统(LMS)

许多企业公司使用LMS软件作为管理员工培训和教育过程的一种方式。公司可以使用LMS技术共享在线培训模块和与工作相关的教育资源，这将帮助他们的团队优化流程并提高绩效。亚博电脑端

LMS课程还经常解决合规问题，确保员工了解可能影响他们工作方式的新法规。LMS系统不能取代口头交流或会议，但它们确实能确保你的员工在公司政策方面始终保持一致。

自动化系统

自动化系统是时间管理和生产力的未来。根据麦肯锡的一项研究，66%的公司已经在一个或多个业务功能中试点了自动化．特别是在销售方面客户服务、自动电子邮件和聊天机器人大大减少了繁忙的工作，让销售人员有更多的时间与客户打交道。

知识管理自动化的工作原理类似。小型自动化(如在任务完成时通知团队)可以节省时间，交流信息，并最终简化工作。

库存管理系统

库存管理系统对公司的每个团队都至关重要。跟踪库存会影响你的销售、客户服务、市场营销和产品管理。如果价格因为供应链问题而变化，或者某些产品缺货，你公司的每个人都需要知道，这样你的客户总是能得到清晰、一致的信息。

使用库存管理系统跟踪库存很简单，可以让每个人都在同一页上。

项目管理系统

项目管理是许多公司经常遇到的问题。大型项目需要来自大量不同利益相关者的输入，这些利益相关者的时间表和时间表各不相同。它们还要求跨部门访问任意数量的文档和报告，如果它们难以共享或打开，可能会导致延迟。

项目管理系统的工作是统一项目的各个方面，因此每个人都在同一个空间进行交流。这些系统还包括自动警报功能，因此任何人在等待文件上传时都会立即收到通知。

内容和文件管理系统

内容和/或文档管理系统将多用途文档编译为单一数据库，以简化访问。这些系统允许将文档共享给大型群组，而无需单独授予权限。他们还保留了以前文件的简明记录，这对于销售和营销等部门来说是一项至关重要的功能，因为他们可能需要参考过时的政策或材料。

内容和文档管理系统还允许用户按主题对内容进行排序。如果某个特定项目需要制定新的营销计划，营销人员可以查找之前提到该产品的所有内容，并做出必要的调整。

知识管理软件的好处是什么?

知识管理软件对任何公司的成功都是必不可少的。这个重要的资产可以在整个公司中得到改善客户体验．利用知识管理平台的一些主要好处包括:

• 由于获得数据和报告的机会增加，决策速度加快:通过更多的数据访问和更快的报告生成，销售主管获得了他们所需的工具，可以对公司的未来做出快速、明智的决定。
• 由于文档和数据的一致性，更好的团队一致性:当你所有的数据都在一个中央系统中时，你的员工就可以使用相同的信息，这样在与客户交谈时就不会出现交叉。
• 由于强大的加密工具，提高了知识安全性:强大的安全软件意味着您的数据在一个系统中保持安全，不会暴露在谷歌驱动器中的黑客。
• 基于集中式云系统的更强大、更准确的知识历史记录和保留率:有了无穷无尽的公司数据备份，没有必要费力寻找十年前的销售指标——它们就在您的云系统中。此外，云计算允许从办公室和现场不断更新数据，因此您的数据始终是最新的。
• 随着知识清晰化激发创新，业务持续增长:您的团队通过数据自动化节省了宝贵的工作时间，现在他们有时间发挥创造力并开发突破性的新策略。
• 由于易于获取知识和共享工具而提高了工作效率:员工可以很容易地获取公司的所有知识，因此他们可以减少花在追踪所需数据上的时间。
• 更好的产品和/或服务开发:准确的客户反馈意味着你的公司可以快速改进产品和服务，给客户他们真正想要的。
• 更有效的培训和产品简报预算:完整的预算分解和结合客户反馈的报告可以让你计划你需要的培训，而不会在你不需要的培训上浪费资源。亚博电脑端

所有这些好处都直接影响公司的生产力、沟通、一致性、客户体验和底线。投资知识管理软件不仅仅是方便——它可以重构你的公司流程。

知识管理软件不只是创建一个数据库，而是为您的公司创建一个运行良好的通信系统。当正确使用此软件时，它将在您的员工、部门和客户之间培养更强大的沟通文化。

知识管理工具的特点是什么?

并不是所有的知识管理软件都具有完全相同的功能，但所有的知识管理应用程序和平台都应该具备以下六个功能:

1. 广泛的搜索功能
   普通的知识型员工花费在附近一天的20%搜索信息。在一周工作五天的时间里，每周有整整一天的时间被用来搜索和收集信息。这样效率很低。

   知识管理工具加快并简化了搜索过程，因此您的员工可以轻松找到他们需要的信息。最好的工具包括深度索引解决方案，用可搜索的关键字标记您的内容。

2. FAQ数据库
   一旦你的公司已经存在了足够长的时间，期望你的员工记住每一个政策或产品事实是不合理的。然而,四分之三的客户期待他们在五分钟内对问题做出有教养的回答。这意味着当主题专家(SME)不可用时，您的客户服务团队需要立即访问详细的答案。

   通过将常见的faq汇编到一个数据库中，代理可以快速访问准确的信息，而无需让客户等待。

3. 分析报告
   如果没有报告功能，将原始数据塑造成决定公司战略和决策的信息将是一个巨大的挑战。报告还有助于激发未来的培训。如果多名员工不断搜索相同的关键字，这可能表明团队需要更多的开发。

4. 完全设备访问
   随着远程和混合工作变得越来越普遍，所有的知识管理工具应该在所有设备上都可以同等地访问。这包括手机、笔记本电脑、台式机、平板电脑和任何其他工作专用的电子产品。除了统一在不同地点工作的员工外，完全设备访问还简化了现场工作并减少了信息传输。

5. 轻松集成
   集成各种应用程序和软件不仅方便，还能节省大量时间。一般的员工会四处走动被打断后用20-30分钟重新集中注意力．集成消除了在多个选项卡和程序之间切换的干扰，使您的员工保持以任务为导向。它还提高了准确性，因为文档和知识不再需要在不同的软件平台之间手动传输。

6. 定制和可伸缩性
   最好的知识管理软件是可扩展到您的公司规模和定制为您的公司的需要。你不需要一大堆你不会用到的特性。此外，你的员工会对为他们当前系统量身定制的软件更有信心。

2022年5个最佳知识管理软件和工具

正确的知识管理工具具有您所需要的功能，且价格可扩展，您可以负担得起。

亚博

图像信用

信任超过100000家企业， 亚博Zendesk知亚博官方app识库软件，方便座席快速准确地协助客户。但Zen亚博desk也简化了客户独立寻找问题解决方案的过程。这使得支持团队有更多的资源来处理复杂的问题，因此无论多么复杂，每个人都能亚博电脑端更快地处理他们的问题。

亚博Zendesk的支持套件包括一个知识平台，该平台具有各种KM工具的必备功能，以及实时聊天、短信、CRM集成和其他以客户为中心的功能。凭借全渠道通信支持和复杂的业务工具和自动化，Zendesk允许团队为每个客户提供相关的体验。亚博

特点:

• 可定制的品牌
• 分类和分割
• 搜索引擎优化
• 内容管理
• 全文检索
• 自助服务门户
• 客户反馈
• 分析和报告
• 支持AI和ml的机器人和搜索
• 社区论坛

免费试用:14天免费试用

价格:

• Suite团队:每个用户每月49美元
• Suite增长:每用户每月79美元
• Suite Professional:每用户每月99美元
• Suite Enterprise:每个用户每月150美元
• 企业用户可使用额外的定制计划，起价为每位用户每月215美元

HubSpot的

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HubSpot的知识亚博官方app库软件是一个综合性的知识管理工具，包含在HubSpot服务中心。HubSpot知识库专注于开放的交流，使您的代理和客户可以轻松地访问他们所需的信息，而不亚博官方app会感到沮丧或抱怨。强大的报告和指标跟踪也为您的团队提供了改进流程和创建理想客户体验所需的洞察力。

作为HubSpot软件家族的一部分，需要注意的是，HubSpot知识库仅作为专业和企业服务中心级别的一部分提供，起价为每月450美元。亚博官方app这对于小型企业来说是一个昂贵的选择，即使是那些已经在使用HubSpot CRM的企业。

特点:

• 搜索引擎优化
• 快速安装
• 直观的用户界面
• 报告和分析
• Omnichannel沟通
• 自助客户入口
• 移动接入

免费试用:Demo可用

定价:

• 专业服务中心:450美元/月/5个用户(额外用户每个月+ 90美元)
• 企业服务中心:1200美元/月/10个用户(额外用户每个月+ 120美元)

大师

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Guru是一个独立的知识库平台，可与您现有的亚博官方appCRM或Service Suite集成。它从多个集成通道捕获数据，并将其编译成单个知识源。然后，它组织这些知识并删除重复的内容，同时建议进一步的组织标签。有一个免费的入门版本，Guru是理想的小公司希望开始他们的知识库与未来可能的扩展。亚博官方app

特点:

• 移动接入
• 简单的集成
• 计划的内容
• 直观的设置
• 自动回复
• 分析和报告
• 票链接

免费试用:免费入门版(最多3个用户)

定价:

• 初学者:最多3个用户免费，额外用户每月5美元
• 建设者:每个用户每月10美元
• 专家:每个用户每月20美元

文档360

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Document 360的软件致力于快速生成和组织具有高度可定制和可扩展选项的知识库。亚博官方app和Guru一样，这是一款独立的软件，需要与现有的技术堆栈集成。Document 360主要关注品牌和内容，具有强大的内置编辑器以及文档和页面模板。

用户应该注意，Document 360不是按每月代理数量收费(大多数软件都是这样)，而是按项目数量收费。定价等级确实限制了贡献角色或团队帐户的数量，但付费计划可以提供附加功能。

特点:

• 公共知识库亚博官方app
• 存储驱动器(容量根据规划不同)
• 自定义品牌
• 文章模板
• 标签管理
• 搜索引擎优化发电机
• 报告和分析
• API访问

免费试用:免费入门版(最多5个贡献角色)

定价:

• 免费:每个项目每月0美元(最多5个贡献角色)
• 启动:每个项目每月99美元
• 商业:每个项目每月249美元
• 企业:每个项目每月499美元
• 提供定制计划

Bloomfire

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Bloomfire是一个简单但功能强大的基于云的知识管理工具，它使用无限的存储空间来管理一个完整的知识库，并具有无限的扩展可能性。亚博官方app它的人工智能技术标记和组织知识，使员工和客户都能轻松获取。它基于云计算，在任何位置使用都很简单，因此它是忙碌的公司的理想工具。

特点:

• AI内容标签
• 存储容量大
• 报告和分析
• 问答自动化
• 文本编辑器
• 复杂的搜索引擎
• 简单的集成

免费试用:Demo可用

定价:联系Bloomfire旅游和报价。

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