什么是销售发票?如何创建一个完整的指南
了解所有关于销售发票的知识，包括它们是如何工作的，关键要素，以及创建自己的销售发票的步骤。
发布于2022年7月27日
最后更新于2022年7月27日
如今，购买美味的甜甜圈时，只需在销售点轻轻敲击或刷卡，然后昂首阔步地走出商店。你可能连收据都不收。毕竟，人们可能会因为你喜欢吃Krispy Kreme而评判你，但他们不会关心你的发票。当涉及到你的业务交易和销售操作，然而，仔细记录是至关重要的。
销售发票是公司财务状况的关键——这是一种方便的方法，可以跟踪您向客户销售了什么产品，他们欠了多少钱，以及他们何时需要付款。
在本指南中，我们将回答您最迫切的问题:什么是销售发票?它是如何工作的?为什么我需要一个?我该怎么做呢?我们还将为您提供一个基本的格式示例，以便您今天就可以开始这些发票，再也不会失去重要销售的跟踪。
什么是销售发票?
销售发票是由商品/服务提供者发送给买方的会计凭证。它记录所提供的服务，所提供的物品，客户所欠的金额，以及他们如何付款。发票在公司和买家之间建立了具有法律约束力的协议，特别是对于大额采购。
销售发票是如何工作的?
在销售过程的总结在美国，企业会创建发票，要求客户付款。对于大多数公司来说，发票是在交货时或交货后立即生成的。有些人使用蜗牛邮件，但现在大多数发票都是通过电子邮件或发票软件发送的。这个软件经常自动提醒公司和客户关于发票的变化，以便每个人都能跟上最新的情况。
让我们更深入地研究一下销售发票中最重要的信息。
销售发票的关键要素
发票是将大量信息打包在一个小空间内，特别是当你试图将所有内容都放在一页上时。格式通常会让事情更清晰，但每张发票都需要包括以下几项:
联系信息
发票号码及日期
所提供的商品或服务的描述
付款条件
到期金额
联系信息
发票上需要出现两组重要的联系信息:卖方信息和客户信息。卖家的详细信息通常是标题的一部分，通常包括一个公司标志，以使文档个性化。
客户的联系信息通常出现在标题下面的指定字段中。虽然现在大多数发票都是通过电子邮件来回发送的，但在发票上写上实际地址和可联系的电话号码总是一个好主意。
发票号码及日期
每个发票上都有一个连续的识别号码，帮助卖家和买家跟踪文件。发行日期还有助于识别和理解付款条款，特别是当企业没有指定日期时(例如“30天内到期”)。
所提供的商品或服务的描述
卖方发票的主体详细说明了向客户提供了什么。每一项都显示在单独的一行上，简要说明产品/服务、单价和提供的数量。
付款条件
卖家包括付款条款，以便客户知道如何以及何时付款。支付条件还应包括支付方式，无论是现金、支票、信用卡还是加密货币。
这也是包括卖方付款时间框架的部分。这可能是一个特定的日期，也可能是一个确定的时期。有些企业开出的发票是“收到即到期”的，不过标准的发票期限是30天。
到期金额
为了避免混淆，发票总是包括应付的总金额。个别项目的成本应详细说明，以及适用的税收、折扣和预付款项。
销售发票类型
用于商业交易的发票主要有四种类型:
1.标准的发票
标准发票是最简单的类型，可用于任何销售交易。它包括上面概述的基本信息，并根据具体情况进行了一些可能的调整。
2.形式发票
形式发票是在提供商品或服务之前发给客户的。与要求立即付款的典型销售发票不同，形式发票告诉客户，一旦提供商品或服务，他们可以期望支付多少钱。
3.重复的发票
定期发票用于定期购买商品或服务的常客，通常带有会员资格或订阅。例如，手机、软件和互联网提供商通常使用循环发票系统来给他们的客户开具账单。长期客户还可以使用发票软件自动进行一致付款。
4.商业发票
商业发票是为国际贸易单据而设计的。可以理解，这些文件更加复杂，因为它们包括跨境产品的海关估价。这些文件将包括原产国、产品重量和运费。
为什么销售发票很重要?
除了确保公司及时获得付款外，卖方发票还为公司提供了许多好处销售运作、计划和预测．
组织会计
发票是保持有组织的账簿和会计记录的基础。令人沮丧的是,在企业平均每周要花14个小时来追回未偿还的款项．这使得透明和最新的记录对企业的现金流至关重要。一个适当的创建和归档发票的系统意味着你永远不会丢失未支付款项的跟踪，并可以准确地确定何时支付跟进客户．
此外，在纳税季节和法律程序中，发票是一种宝贵的资源，因为必须有准确的书面记录。
管理良好的库存
如果你的企业销售的是实物产品，发票对于跟踪库存是非常重要的。你将知道你手头有多少库存来完成即将到来的订单，你将能够根据过去的数据更准确地预测。
这些信息也为假日销售或季节性促销提供了营销策略。知道你的畅销书是什么意味着你可以推动销售并准确地解释需求。
准确的分析
利用你的业务销售分析仔细地开发票就容易多了。销售发票中的数字提供预算见解和数据商业计划及发展．
整理发票意味着你可以预测未来的现金流，并制定更精确的预算。例如，如果你知道本季度末有几笔大额付款，你可以预先计划购买新设备。
创建销售发票的步骤
创建销售发票相当简单。虽然你当然可以在文字处理器或电子表格中起草简单的发票，但使用可定制的模板就不那么令人头疼了。你甚至可以在微软或谷歌Suite等常用软件程序中选择模板。
对于较大的公司，会计或CRM软件平台通常带有更复杂的模板以及发票管理工具。这些工具允许销售人员在一个位置生成、发送和监视发票。
让我们来看看创建基本销售发票的六个步骤:
第一步:明确标注
“发票”一词应在顶部加粗并加粗，以防止与其他类似外观的文件混淆。如果你正在处理几张发票，请随意添加日期或特定的交易名称以获得更具体的信息。
第二步:包括相关的联系方式
在邮件头，包括你的公司名称，账单地址，电话号码和电子邮件。标志是可选的，但一个很好的触摸个性化你的品牌。包括客户服务电话，以防客户需要打电话询问问题。
客户信息通常在此标题之下。请记住，如果你的客户是一家大公司，你的付款联络点可能不是你的标准联系人。如果您正在使用模板，请确保模板包含所需的所有字段。您的软件可能只需要客户的电子邮件地址，但对于任何蜗牛邮件紧急情况，最好包括物理地址。
第三步:给每个发票编号和日期
在生成发票时，为每个发票分配一个唯一的编号。这不仅有助于跟踪会计，而且还可以澄清与客户的通信。如果你没有合适的编号系统，你总是可以按顺序开始:#001，#002，等等。
发票上注明日期。如果你有一个国际客户，避免混淆月份和日期是特别重要的。它还可以帮助客户了解何时到期付款。
步骤4:列出所提供的项目或服务
描述一下你为客户提供的商品或服务。为了清晰和阅读方便，在单独的一行上标明每一项。你可以附上物品或库存编号作为参考，但不要让你的客户摸不着头脑。你的描述应该足够详细以保持清晰，但也要足够简短以避免页面混乱。
不要忘记包括任何以前可能与此交易相关的文件，如购买订单、估价或销售协议。
第五步:解释付款条件
明确的付款条件至关重要。毕竟，这就是你首先要开具销售发票的原因。概述你所接受的付款方式，以及你对过期发票所收取的任何滞纳金。
别忘了说明什么时候该付款。虽然许多企业列出短语或期限(如“30天内到期”或“收到后到期”)，但最好列出确切的到期日期，以避免混淆，并确保及时付款。
第六步:清楚地说明应付金额
应付的总金额似乎不言自明，对吗?不完全是。客户想要看到和了解他们所欠的细目，你的会计部门也是如此。
要清楚地识别以前的存款、申请的折扣和必要的税收。在单独的一行上列出每个适用的项目。把应付的总金额放在发票底部容易看到的地方。
销售发票示例
现在我们有了工具，让我们看看实际的发票。下面是一个标准销售发票的例子:
销售发票、采购订单和账单之间有什么区别?
销售发票通常与其他交易文件混淆，如采购订单和销售收据或账单。
- 一个销售发票向客户发出信号，表明所提供的服务或产品的付款已经到期。
- 一个采购订单是相反的。这是一份发给卖方的文件，详细说明了所订购的产品和服务，所以销售还没有发生。
- 一个销售订单类似于销售发票，因为它们都是由供应商创建的。然而，销售订单是第一位的。它确认供应商确实能够提供所要求的商品或服务。
- 比尔常与发票．发票实际上是一种票据，但并不是每一张票据都是发票。不同之处在于每个文档所包含的信息。账单缺少发票上的细节。例如，餐馆在餐后开出账单，但账单中不包含顾客的联系信息。它显示了你的脆皮鸡翅开胃菜、美味的红茶菌、春日意面，当然还有你的布朗尼圣代——但没有你的信息。另外，与发票不同的是，你应该当场付款，而不是等待未来的付款日期。
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