NHS看到时间和成本节省的发票流程与Zendesk亚博

NHS大格拉斯哥和克莱德(NHSGGC)是苏格兰22个NHS委员会中最大的。该委员会为120万人口服务，雇用3.8万名工作人员。

它为大格拉斯哥和克莱德地区的整个NHS系统提供战略领导和绩效管理，并确保有效和高效地提供服务。

高容量，百万细节:时间修复采购流程

该委员会每年管理超过25亿英镑的资源，因此，每年处理10,000家供应商的500,000亚博电脑端多张发票。与许多大型组织一样，采购部门下订单，随后发票进入财务部门的应付账款。然后，团队必须将发票细节与原始订单要求相匹配，才能进行付款。

NHSGGC的财务会计师格雷姆•卡迈克尔表示:“由于我们处理的发票数量庞大，我们40名兼职员工的团队每天大约有150个查询。”卡迈克尔解释说，大多数发票的处理都没有问题，但当然也有一些发票存在问题。“由于种种原因，发票可能与订单不符;可能是价格问题，也可能是货物没有收到，或者可能是错误的。在这种情况下，应付账款必须回到采购部门查看订单，并试图纠正异常情况，从而造成额外的工作，浪费时间和付款延迟。”

从电子表格中拯救团队:Zendesk支持拯救!亚博

随着时间的推移，Carmichael一直在努力尽可能地简化流程，“在找到Zendesk支持之前，我们尝试了很多方法来改进系统，”他解释说。亚博“从共享电子表格，这是一场噩梦，到在财务系统内用注释注释发票。即使这样，仍然需要联系采购部门，提醒他们有疑问。此外，没有系统知道我们需要与采购部门的六个小组中的哪一个合作，也没有系统知道查询的状态。”然后，他们尝试了另一款帮助台产品，“但它真的不合适。它不够复杂，无法与我们的金融系统交互，最终用户也无法查看查询的状态。”

Carmichael决定探索专注于出站的软件是否会有所帮助，“我偶然发现了Zendesk Support，并决定开始试点，”他解释道。亚博“我真的被它可以与我们的金融体系对接这一事实所吸引。它提供了一种方法，可以防止团队在每次遇到问题发票时重新输入所有发票信息。”

支持现在通过允许将支持请求发送到采购部门来帮助管理发票付款流程。财务人员可以减少查询细节的重复输入，并使用Support来跟踪查询的进度。采购部门可以管理和监测查询，并能够通过支持更好地回应财务人员。

Carmichael热情地说:“免费试用意味着你非常容易上手，并沉迷于Zendesk Support。”他非常重视在免费试用期间了解该软件的前期好处。亚博“实际上，将产品作为决策过程的一部分是最受欢迎的，但非常罕见。在你真正购买之前，你就知道支持是否会为你工作!”

事实上，支持是基于云计算的，这意味着“你可以直接开始，”他说。“如果它需要一个大的安装，可能需要一些时间来交付，但你可以在几分钟内安装并运行。这是基于云的软件的神奇之处。”

持续的投资回报

“业务规则功能确保查询单始终指向正确的采购组——我们可以立即修复问题，而不是试图找出将其发送给谁!”我们还经常使用商业规则来确定优先级，例如确保高价值和有提前付款折扣的发票优先排序，”他说。

“这让团队在应付账款上节省了时间，他们可以专注于自己角色的其他元素，如内务管理和开发工作等。双方的日常流程管理变得更加容易，当然，我们也能更快地向供应商付款，这本身就是一个目标!”支持在采购和应付帐款中都很受欢迎。对于任何人来说，无需重新输入密钥，并且采购接收到标准化的请求，他们可以轻松管理，“该软件干净整洁，使用简单，人们实际上喜欢使用它!”卡迈克尔解释道。

亚博Carmichael解释说，Zendesk的公司、产品路线图和团队也非常重要。“你必须接受一家公司将如何开发他们的软件——否则你可能会受到变化的摆布，这些变化会分散你对特定用途的注意力。我们不想突然变成一个社交媒体平台!亚博Zendesk正在开发我们想要和需要的方式。而且他们有一个优秀的团队。每当我们提出一个问题，他们都非常善于回答。我们印象深刻。”