30个客户服务电子邮件模板和联系客户的最佳实践

当一个企业取得进展并开始获得曝光时，用于解决客户服务请求的资源通常是有限的。亚博电脑端新客户服务票据的涌入迫使小型自助团队发明拼凑的解决方案，以跟上步伐，同时仍能满足内部期望。结果是一个混乱的支持环境，降低了客户体验。

与电子邮件管理通过客户服务软件亚博，您可以模板，甚至自动化您的客户服务电子邮件，以节省时间，让您在规模上提高效率。在这篇关于客户服务电子邮件模板的文章中，我们将介绍:

寻找客户服务电子邮件模板，你可以只是复制和粘贴?下载30个完整的模板下面的按钮．继续阅读更多的模板和技巧，如何使你的电子邮件个性化，使它们更有效。

写客户服务邮件:3个最佳实践

客户服务是一项学习技能，在客户服务工具的帮助下，你可以通过奉献和实践来提高。在给任何潜在的、现有的或以前的客户发邮件时，你应该记住这些最佳实践。

针对常见场景的最佳客户服务电子邮件模板和技巧

使用客户服务电子邮件模板将使您的团队不必在工作中思考回复，这既费时又有压力，同时还可以确保您的品牌声音在每次互动中都保持存在。

这里有30个客户支持电子邮件模板的例子，可以帮助你找到正确的词语。

1.确认收到

确认收到是一个常见的电子邮件最佳实践。在客户服务中，收货确认是一种快速通知，表示您的团队收到了电子邮件，并且您正在调查问题。

确认收据可以帮助您的客户感到被倾听，并且给您的团队时间来调查问题，而不会感到匆忙。通过客户支持软件进行电子邮件管理，您可以设置确认电子邮件，以便在新客户电子邮件进来时自动发送。使用这些触发器可以节省团队时间，并使他们能够集中精力解决问题。另外，有了这样的自动触发，你再也不用担心客户的电子邮件会被没收。

以下是如何格式化收货确认的示例:

2.后续的反应

给那些沉默的客户发跟进的便条，表明你关心他们，感谢他们的业务。然而，大规模提供这种类型的个人接触可能很难。

通过利用电子邮件自动化进行后续回复，您可以更快地完成流程，并在团队不断壮大的情况下继续提供相同水平的服务。例如，你可以使用Zendesk自己的“亚博碰撞碰撞解决方案的电子邮件自动化，它会自动发送两个“碰撞”来提示回复。然后，如果仍然没有答案，它将解决票据并将其从队列中清除。这一切都是在没有代理人碰票的情况下完成的。

下面是一封后续邮件的模板示例:

3.新客户入职信息

你发送给新客户的第一封电子邮件将为他们与你和你的公司的整个关系定下基调。据《福布斯》报道，83%的实体店购物者在一次积极的体验后会再次回到商店。

第一封邮件给人的印象是你用积极的(甚至是庆祝的)语气让你的客户对即将到来的事情感到兴奋的机会。

尝试在新客户登录时修改此示例模板:

4.更新提醒

如果您的公司提供基于订阅的服务，续订是您收入流中的一个重要因素。你需要定期提醒你的客户他们的续订截止日期，以确保没有意外。你可能想在客户被收取自动续订费之前让他们知道，你肯定想知道当时间到来时，哪些客户不太可能续订。

主动出击是个好主意至少90天续订前要开始讨论。为了获得更大的优势，在更大的客户面前提前180天与更多的人接触是可以接受的，因为决策过程中有更多的人参与。你也要确保定期跟进。一个很好的经验法则是每月发一封提醒邮件，通知你的客户续订前的60天和30天。

以下是客户更新模板，您可以为您的业务进行更改:

5.抱怨或糟糕的经验反应

客户并不总是处于蜜月期。最终，有些人肯定会抱怨你产品或服务的某个方面。而不是让它让你沮丧，有一个准备好的反应可以帮助扑灭火和恢复信心。

如果一个客户选择向你抱怨，这是一个根据他们抱怨的性质将他们从不满意转变为满意的机会。他们在他们的信息中投入了时间和精力，通过表现出同样的努力，同时保持礼貌和耐心，你可能会有更好的机会解决问题。

下次你收到客户投诉时，不妨试试下面这个糟糕的客户体验模板:

6.不合理或愤怒的客户反应

一个抱怨的客户很强硬，但是一个愤怒的客户可能会让人不舒服。当你发现自己身处遇到了客户的麻烦深呼吸，想象一下客户的感受，并试着联系起来。你自己也遇到过类似的情况吗?

以一种真实的方式承认他们的沮丧，然后把注意力转移到寻找解决方案上。电子邮件宏可以帮助你保持冷静，防止你在激动的时候错过一个重要的细节，但每个情况都不一样，应该给予它应有的关注。你不想听起来没有人情味或机械，所以我们建议你针对这个人和他们独特的情况做出个性化的回答。

下面是我们如何应对愤怒客户的模板:

7.客户道歉信息

即使客户很生气或不高兴，你的团队也无法解决每一个问题。与其让这个障碍耽误你对客户的回复，不如向他们道歉，表现出诚意，因为他们可能会认为是你的公司做错了。

在道歉时，诚实和透明对传达你言语背后的真相很重要。没有什么比半心半意的道歉更消极的了。然而，这并不意味着你需要为每一个字感到痛苦。

当你与不开心的客户发生冲突，除了抱怨或愤怒的信息外，试着建立这个客户道歉模板:

8.产品损坏或服务中断通知

正如上面的模板所示，错误会发生。有时候，这些错误是技术性的，完全不受你的控制。在这种情况下，当你的服务中断或产品损坏或召回时，尽快让你的客户知道并向他们保证你会让他们了解情况是至关重要的。

通过向你的客户介绍这种程度的透明度，你有机会改善你的长期关系，并把自己树立为一个诚实的问题解决者。

当你的产品或服务出现问题时，这是一个客户服务邮件模板:

9.技术支持信息

如今，通过实时聊天和消息传递解决技术支持问题更为常见，这样支持代理就可以排除问题。然而，技术支持请求仍然来自许多客户的电子邮件，准备一个响应可以帮助事情进行下去，这样你就可以快速解决客户的问题。

在向客户询问更多信息时，抓住机会问尽可能多的具体和详细的问题，这样你就能全面地了解问题。

根据贵公司的产品/服务规格，更新以下技术支持信息模板:

10.团队转换通知

如果到了你离职的时候了，让你的客户知道他们将和其他人一起工作是很重要的。向忠实的客户透露消息并不总是那么容易，但作为一个亲密的联系人，你需要让他们了解你自己的诚实和透明，代表你和你的团队。

当你想让你的客户知道你离开的时候，试试下面的客户经理或团队转换模板:

11.引入新的接触点

如果你要取代以前的客户经理，你可能会发现过渡时期是不稳定的，因为你要学会适应新客户的偏好，并重新熟悉新的联络点。

类似于入职信息，来自新联络点的第一封电子邮件为你与新客户的关系设定了基调。你需要清楚地表明，你是未来沟通的关键人物，同时要在过渡期间尽可能让他们感到舒适。

试试这个模板，让你的新客户知道他们可以信任你作为他们的新客户经理:

12.策略外请求响应

通常情况下，客户会要求退款、换货或其他你因公司政策而无法履行的要求。当这些请求通过你的收件箱出现时，不要惊慌。相反，把它们作为展示你的客户满意度技能和提供替代解决方案的绝佳机会。

当你收到一个策略外的请求，你不能让它发生时，试试这个模板:

13.免费试用

当你通过销售渠道进行工作时，你可能会注意到潜在客户从未达到销售漏斗的“决策”或“行动”阶段。为了活跃的客户而忽视这些潜在客户可能很诱人，但与未下定决心的客户接触是客户服务的一个重要方面，可以在他们和你的企业之间建立有意义的联系。

潜在客户可能会推迟决策，因为他们好奇你的产品将如何解决他们遇到的特定问题。如果你提供免费试用，你可能会获得潜在客户的足够信任，让他们接受。另外，拒绝免费工作比拒绝付费工作要难得多。

对于那些犹豫不决、需要额外推动的潜在客户，不妨试试下面的模板:

14.交换提供

如果你需要为一个不满意的客户提供一个解决问题的方案，最好先提供一个对双方都有利的解决方案。当你建立并遵循客户服务的最佳实践时，你就会教育你的客户，让他们知道在糟糕的体验中坚持与你合作的好处，只要他们很少。

对于那些要求换货而不是退款的忠实客户，或者对于那些可能只是好奇想要尝试替代产品而不是完全退出你的产品的非忠实客户，你应该努力用换货来安抚他们。

当客户不想要他们购买的产品时，试试这个模板:

15.退款给

并不是每一个交换提议都会成功。有些顾客会直接要求退货，这是可以接受的。如果一个产品不适合他们，这并不意味着是你的账户管理阻止了他们购买——这只是意味着这个产品不太适合他们的需求。

然而，评估这些需求(并找出他们对产品失望的原因)可以为你未来的客户关系提供有价值的见解。

这个退款提议模板是向不满意的客户伸出橄榄枝的好方法，并最大限度地提高他们将来返回的机会:

16.提供折扣

有时，顾客可能需要一点激励来让他们对购买感到满意。只要符合你们公司的政策，你可以选择为一位焦躁不安的顾客提供信贷、部分购买补偿或小额购买折扣。

无论是阻止退货还是鼓励购买，这里有一个折扣模板，让你的客户不会离开:

17.常见问题突出信息

如果你觉得你在一遍又一遍地回答同样的问题，那可能是因为你确实如此。常见问题通常可以用已经开发和批准的语言来解决。然而，回答问题仍然需要时间。

随着组织的发展，处理所有这些问题可能很快就会变得难以应付，导致电子邮件积压。为了避免这种情况，您的客户支持电子邮件软件可以轻松地创建快捷方式(也称为宏)，你可以输入标准的回答。然后您可以根据需要定制这些响应。

使用这些快捷方式可以加快响应过程——甚至在积压开始之前就停止它——因此您可以大规模地提供服务。

使用下面的模板来扩展您在收件箱中看到的任何常见问题。

18.重定向到不同的部门通知

有时，客户会向您发送一个请求，您需要将该请求发送到不同的部门。我们已经讨论了让你的客户知道你收到了他们的信息的重要性，但是如果他们希望与其他部门联系，最好给他们一个警告。

下面是一个模板，让你的客户知道你正在重新路由他们的请求:

19.转介请求消息

当你与一个你已经认识了一段时间的老客户合作时，让他们推荐一个人是一个好主意。只要他们在你和你的公司的经历是积极的，你就应该敞开心扉问他们是否认识有类似需求的人。

要求别人推荐可能会让人觉得有点咄咄逼人，但可以这样想:如果你非常喜欢一家餐厅的食物，你可能会很乐意把它推荐给你的朋友、家人或同事。大多数产品和服务也是如此。

当你准备向你信任的客户请求推荐时，试试下面的模板:

20.审查或反馈请求信息

就像要求推荐一样，要求客户提供反馈或诚实的评论是发展业务的好方法。评论可以带来新的入站业务，反馈有助于更好地根据客户的需求定制服务。

如果在你讨论产品或服务的同一封邮件中，客户可能会更好地收到你的反馈或评论请求。

当你想礼貌地从客户那里获得产品或服务反馈时，可以在现有的电子邮件中使用这个模板，也可以在新的电子邮件中使用:

为了获得更全面的客户服务电子邮件模板集合，帮助您找到几乎任何场景的单词，下载下面我们完整的30个客户服务电子邮件模板列表。

客服邮件常见问题解答

回复客户邮件需要遇到许多不同的场景。这些常见的问题可以帮助你消除忧虑。

你如何通过电子邮件回复新客户?

通过电子邮件回复一个新客户，仔细阅读他们最初的询问，并收集必要的信息来形成你的回复。即使你可能没有新客户的历史信息，你仍然可以自信地回复他们的电子邮件。使用上面的最佳实践来为你的谈话设定一个积极的基调，包括说出他们的名字。您甚至可以使用本文中的一个模板。

你会如何回复一封愤怒的客户邮件?

回复一封愤怒的客服邮件可能会让人不舒服，但这并不困难。你应该:

• 如有必要，迅速作出反应并跟进
• 明确地为糟糕的体验道歉
• 解释一下出错的地方
• 提供金钱奖励，比如退款
• 解释一下你将如何确保这种事情不再发生
• 询问更多的问题或顾虑

结束客户服务邮件的最佳方式是什么?

你的客户服务邮件结论应该简短。总结你的意图，要求对方回复，然后签字。在客户服务邮件中常用的落款是“谢谢”或“谢谢”、“最好”或“干杯”。

为什么客户服务邮件礼仪如此重要?

客户服务邮件礼仪很重要，因为它为你今后与客户的交流定下了基调。你的电子邮件是你通信的书面记录，它们可以很容易地在公共审查中被引用。礼仪是确保客户体验尽可能积极的第一道防线。

使用战略性的电子邮件模板来提高客户服务效率

这些只是客户服务电子邮件模板如何节省你的时间和精力的几个例子。控制你的客户服务邮件不仅能帮助你的团队，也能服务你的客户。你的代理可以更快地处理更多的票，这将为每个给你发邮件的人带来更好的客户体验。这是双赢。

当与正确的工具一起使用时，客户服务电子邮件模板尤其有效。使用Zen亚博desk Suite，您可以随着需求的增长和变化轻松扩展业务。今天开始免费试用．