11个客户服务响应模板，改善工作流程
通过使用客户服务响应模板快速响应客户。不要担心听起来像机器人，你可以随时添加自己独特的风格，让你的沟通充满人情味和同理心。
最后更新于2022年3月22日
从订单问题到退货请求，客服人员每天都会遇到大量的支持问题。你很容易被压垮——一天只有那么几个小时，而你只是一个人。
与此同时，客户期望快速响应。根据亚博Zendesk客户体验趋势报告在美国，消费者最关心的是快速解决方案。他们也希望自己的问题能以一种有益的、感同身受的方式得到解决。事实上,49%很多顾客想找一个有同理心的客服人员。
这些新的客户服务团队的期望很难满足，尤其是当代理商处理的支持票比去年多30%的时候。客户服务响应模板可以提供帮助。为常见的客户查询使用可定制的模板将帮助您缩短响应时间，提供一致的服务，并且改进工作流程．
“代理应该始终控制和编辑，并给(模板)一点人性化。”Andrei kamawakki, Pythia首席执行官和Zend亚博esk专家
不要担心听起来像机器人——你可以在模板中添加你自己的天赋，并根据需要对它们进行调整，以保持你的沟通友好和同理心。
“代理应该始终控制和编辑，并给(模板)一点人情味，”pitia首席执行官兼Zendesk专家Andrei kamarouki说。亚博
以下是kamawakki推荐的用于各种客户服务场景的11个模板。
1.一次晋升结束了
一个忙碌的客户可能会看到你公司的促销邮件，想要兑换优惠，但他们似乎找不到时间。最后，他们有机会访问你的网站，但当他们到达结帐页面时，促销优惠券代码不起作用。失望的客户联系了支持团队，想弄清楚是什么问题，但他们得知促销活动几天前就结束了。
是的，他们错过了兑现承诺的机会。但是你仍然可以使用下面的客户服务电子邮件模板来快速回应——带着同理心——并让他们继续做你的客户。
感谢您对[促销名称]感兴趣!
很遗憾，贵方所述报盘于[日期]终止。您可以在收到的促销邮件中找到所有细节。
很抱歉，你错过了这次的折扣。好消息是，未来还会有其他优惠，所以请关注您的收件箱，了解即将到来的促销活动!
如果您还有什么问题，请随时与我联系。
谢谢你！
(代理名称)
顾客可能会因为错过了这笔交易而不高兴，但他们可能会感激你的好意，并在下次促销活动中更倾向于购买，这要归功于你的回应。
2.取消订阅
所有基于订阅的产品和服务都面临一些取消。但当它们发生时，并不是所有人都失去了。如果你给顾客留下深刻而持久的印象，他们可能会回头客。将此客户服务响应模板添加到您的武器库中，以便搅动客户以积极的方式记住您的品牌。
感谢您与我们联系!
我们已经成功取消了您的订阅，并为已处理的订单退款。退款需要[时间长度]个工作日才能出现在您的银行账户中。我们会确保这笔付款在未来被取消。
如果您决定在未来继续订阅，您可以在这里轻松访问您的帐户:[链接]
如果您有任何其他问题，请随时与我们联系。
我们非常感谢您的光临，希望您能尽快回来!
真诚地,
(代理名称)
理想情况下，这个客户服务电子邮件模板会让你的公司在离开客户时处于领先地位，让他们感到被欣赏，甚至可能在未来的道路上带来更新。
3.一种产品缺货
对于高需求或限量版的产品，您一定会收到客户关于可用性的问题。有时候，你必须传达一个令人失望的消息，即他们想购买的产品缺货了。当这种情况发生时，为缺少库存而道歉，并尽可能提供任何细节。
感谢您对[产品名称]感兴趣。不幸的是，这个产品目前缺货。
我们正在努力尽快补充这种产品的库存。很抱歉，目前我们还没有到货的预计时间，请定期查看该产品是否有库存。
祝你今天愉快!
(代理名称)
这个客户服务电子邮件回复是一个很好的开始，但是为了提供更好的体验，创建一个流程，允许客户在商品重新入库时提交他们的电子邮件通知，这样他们就不需要自己一直查看网站了。
4.预定的产品被延迟了
当产品出现延迟时，客户无疑会感到失望。但是一个友好的、让人放心的客户服务回应模板，就像下面这个，可以帮助减轻告诉客户坏消息的压力。
我想让您知道，您预定的产品遇到了延迟。这个月底才能到。
您是想保留订单并等待，还是想取消订单并获得退款?我们很乐意为您提供最适合您的选择。
让我知道你想怎么做，我会处理好一切的。如果您有任何其他问题，请随时与我们联系。
谢谢你！
(代理名称)
有了这种诚实的方法，客户可能会更倾向于多等一个月的订单。即使他们没有，他们也可能会回来购买，一旦它有现成的库存，因为你表明了你的关心。
5.订单取消
当客户取消订单时，他们可能会跟进确认。让他们知道他们的订单确实被取消了，不需要采取进一步的行动，让他们安心。将此模板添加到您的工作流中，以取消请求:
感谢您与我们联系。
我们已经成功取消了订单，并为购买退款。您应该在[时间长度]工作日内看到这笔退款反映在您的银行账户中。你不需要采取进一步的行动。
真诚地,
(代理名称)
6.订单更新
顾客急切地想知道他们的订单什么时候能送到。如果他们在一段时间后还没有收到订单(或者至少是更新)，他们可能会想知道发生了什么。给他们提供他们需要的信息，并提供跟踪信息，这样他们就可以知道他们的包裹什么时候会到达。
很抱歉，你还没有收到订单。贵方所订货物已于[装运日期]装运。
你可以在这里找到跟踪信息:[跟踪链接]
请注意，美国大多数目的地的运输时间通常为3-5个工作日，在某些情况下，交付可能需要长达8个工作日。
如果你有任何其他问题，请告诉我。谢谢您的惠顾!
(代理名称)
虽然客户的订单确认邮件中应该包含跟踪信息，但有时客户会忘记之前的邮件。这就是为什么再次发送跟踪信息是一个好主意，这样他们就可以很容易地访问它。
7.技术上的困难
网站问题的发生有很多原因，无论是高站点流量还是服务器问题。在网站问题期间，经常会有大量的咨询涌入，客户问他们为什么不能下订单。准备好应急回应，让人们了解情况，放松心情。
很抱歉听到你无法在我们的网站上下订单。我建议您尝试以下步骤:
- 把购物车里的东西倒出来。
- 注销您的帐户。
- 清除浏览器中的缓存、cookie和浏览历史记录。
- 关闭浏览器再试一次。
如果您仍然无法在我们的网站上购物，请告诉我们。您可以通过电子邮件或电话[电话号码]与我们联系。再次为给您带来的不便道歉。
真诚地,
(代理名称)
有了一个清晰而友善的回答，你就可以了缓和顾客的愤怒情绪保住他们的生意。
8.退款请求
客户要求退款的原因多种多样——他们可能对产品不满意，或者他们可能有过糟糕的客户体验。不管顾客要求退款的原因是什么，你的回应方式会决定他们是否会给你的公司另一个机会。
我们的产品没有达到您的期望，我们深表歉意。我们已经给您退款了。请允许几天反映在您的银行账户。
如果你还在为你寻找合适的项目，我很乐意和你谈谈我们的其他选择，看看它们是否适合你。
谢谢你，我希望再次与你联系!
(代理名称)
9.未收到折扣
有时，客户会兴奋地下订单，却完全忘记了他们打算使用的折扣代码。这种情况时有发生，他们指望着你的帮助来利用这笔交易。当他们联系你时，要感同身受，并通过以下电子邮件模板提供出色的客户服务:
谢谢你的帮助!
您的订单似乎仍未完成。在订单完全处理完之前，我们无法对订单进行任何更改。
但是，我已经在你的账户上做了记录，以便在订单发货时应用折扣。发货后，您应该在您的银行账户上看到退款[时间长度]。
祝你今天愉快!
(代理名称)
10.订单替换请求
当他们的包裹被盗或丢失时，客户可能会要求更换。你有能力通过你的回应把他们糟糕的经历转变成积极的经历。为这些类型的请求准备一个客户服务电子邮件模板，这样你就可以快速解决问题，给人留下好印象。
听说你的包裹在运输途中丢失了，我很遗憾。我绝对可以帮你换一个新的。
请密切关注您的收件箱发货确认。您应该很快就会收到替换的订单。
如果你有任何其他问题，请告诉我。
感谢您与[公司名称]的订单!
(代理名称)
有了这样的回答，你就给了顾客一些值得微笑的东西。尽管他们一开始客户投诉关于订单丢失或被盗，他们可能不会责怪你的企业，因为他们知道替代品正在路上。
11.返回
当客户要求退货时，要让整个过程无缝对接。使用客户服务响应模板将帮助您快速处理这些请求，从而使买家感到满意。
我们已收到您关于[订单]退货的请求，正在为您处理。
同时，请打印下面的运输标签，贴在运输包裹上，然后带到你当地的邮局寄回给我们。
一旦我们收到物品，我们将完成您的退货并向您退款。当您退回的物品到达时，我们将向您发送最新消息。
如果您还有任何问题，请不要犹豫，再次与我们联系。
谢谢大家，祝你们有美好的一天!
真诚地,
(代理名称)
使用客户服务电子邮件模板以获得更有效的支持
您有客户服务响应模板，您需要跟上不断增加的支持请求和优化工作流程．现在，把它们付诸行动。将这些模板合并到客户服务软件解决方案中，例如亚博为了方便设置可定制的回信，改善您的响应时间，并进一步简化您的工作流程。
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