11个客户服务响应模板，改进工作流程

从订单问题到退货请求，客户服务代理的支持票可能会在一天内迅速堆积起来。你很容易被压垮——一天只有那么多小时，而你只是一个人。

与此同时，客户期望快速响应。根据亚博Zendesk客户体验趋势报告在美国，消费者最关心的是快速解决问题。他们也希望他们的问题能以一种乐于助人和同理心的方式得到解决。事实上,49%大多数客户都希望与有同理心的支持代理交谈。

这些新的客户服务团队的期望是具有挑战性的，特别是当代理处理的支持票比去年多30%时。客户服务响应模板可以提供帮助。为常见的客户查询使用可定制的模板将帮助您缩短响应时间，提供一致的服务，以及改进您的工作流程．

“代理应该总是控制和编辑，(给模板)一点人情味儿。”Andrei kamki, Pythia首席执行官和Zendesk专亚博家

不要担心听起来像机器人——你可以随时在模板中添加自己的天赋，并根据需要调整它们，以保持你的交流友好和同理心。

Pythia首席执行官和Zendesk专家Andrei kamki说:“代理应该始终控制和编辑(模板)，并给模板一点人性化。”亚博

下面是kamki推荐的11个用于不同客户服务场景的模板。

1.促销结束了

一个忙碌的客户可能会看到你公司的促销电子邮件，想要兑换优惠，但他们似乎找不到时间。最后，他们有机会访问你的网站，但当他们到达结帐页面时，促销券代码不起作用。客户失望地向支持团队寻求帮助，想找出问题所在，结果得知促销活动几天前就结束了。

是的，他们错过了兑现承诺的机会。但是你仍然可以使用下面的客户服务电子邮件模板来快速回复——带着同理心——并保持他们的客户身份。

客户可能不高兴他们错过了这笔交易，但他们可能会感激你的好意，并更倾向于在下一次促销中购买，多亏了你的回应。

2.取消订阅

所有基于订阅的产品和服务都面临一些取消。但当它们发生时，并不是所有的都失去了。如果你给客户留下了深刻而持久的印象，他们可能会再来。将这个客户服务响应模板添加到你的武器库中，这样大量的客户就会以积极的态度记住你的品牌。

理想情况下，这个客户服务邮件模板会让你的公司在离开客户时牢记在心，让他们感到感激，甚至可能在未来的道路上带来续签。

3.一种产品缺货

对于高需求或限量版产品，您一定会从客户那里得到关于可用性的问题。有时候，你不得不告诉他们一个令人失望的消息，他们想要购买的产品缺货了。当这种情况发生时，为缺少库存而道歉，并尽可能提供任何细节。

这种客户服务邮件回复是一个很好的开始，但是为了提供更好的体验，创建一个流程，允许客户在商品恢复库存时提交邮件通知——这样，他们就不需要自己不停地查看网站。

4.预定的产品延迟了

当产品延迟出现时，客户无疑会感到失望。但是，一个友好而令人放心的客服回应模板，就像下面这样，可以帮助减轻告诉客户坏消息的压力。

有了这种诚实的方法，客户可能会更倾向于多等一个月的订单。即使他们不喜欢，一旦库存充足，他们也可能会回来购买，因为你表现出了你的关心。

5.订单取消

当客户取消订单时，他们很可能会跟进确认。让他们知道他们的订单确实被取消了，不需要采取进一步的行动，让他们安心。将这个模板添加到您的工作流中，作为取消请求的涓涓细流:

6.订单更新

顾客急于知道他们的订单什么时候能送到。如果过了一段时间他们还没有收到订单(或者至少没有更新)，他们可能会联系你，想知道发生了什么事。给他们他们需要的信息，并提供跟踪信息，这样他们就可以知道他们的包裹何时到达。

虽然跟踪信息应该包含在客户的订单确认电子邮件中，但有时客户会忘记之前的电子邮件。这就是为什么再次发送跟踪信息是一个好主意，这样他们就可以很容易地访问它。

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7.技术上的困难

网站问题的发生有很多原因，无论是高网站流量还是服务器问题。在网站出现问题时，经常会有大量的咨询涌入，客户会问为什么他们不能下订单。准备好一个常用的回应，让人们了解情况并感到轻松。

如果你的回答清晰而友善，你就可以平息愤怒的顾客保住他们的生意。

8.退款请求

客户要求退款的原因多种多样——他们可能对产品不满意，或者他们可能有一个糟糕的客户体验。不管客户为什么要求退款，你的回应方式会决定他们是否给你的公司第二次机会。

9.未收到折扣

有时，客户会兴奋地下订单，完全忘记他们打算使用的折扣代码。这种情况发生了，他们指望着你的帮助来继续利用这笔交易。当他们联系你时，要有同理心，用下面的邮件模板提供优质的客户服务:

10.更换订单请求

当包裹被盗或丢失时，顾客可能会要求更换包裹。你有能力用你的回应把他们糟糕的经历转化为积极的经历。为这些类型的请求准备一个客户服务电子邮件模板，这样你就可以快速解决问题，并留下良好的印象。

有了这样的回应，你就给了客户一些值得微笑的东西。尽管他们最初客户投诉关于订单丢失或被盗，他们可能不会责怪你的公司，因为他们知道替换的订单正在路上。

11.返回

当顾客主动要求退货时，要让退货过程无缝衔接。使用客户服务响应模板将帮助您快速解决这些要求，从而使买家感到满意。

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使用客户服务电子邮件模板以获得更有效的支持

您有客户服务响应模板，您需要跟上不断增加的支持请求和优化工作流程．现在，把它们付诸行动。将这些模板合并到客户服务软件解决方案中，例如亚博易于设置可定制的回信，缩短回应时间，并进一步简化工作流程。